Datenschutzhinweise für Bewerber (m/w/d)

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungen, Active Sourcing, Personalberatung und Personalvermittlung durch DA Recruiting. Die Hinweise gelten sowohl für Personen, die sich selbst an uns wenden, als auch für potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten, die wir über berufliche Netzwerke, Jobportale, Empfehlungen oder andere zulässige Quellen identifizieren und ansprechen.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim bloßen Besuch unserer Website gelten ergänzend unsere Allgemeinen Datenschutzhinweise.

1. Verantwortlicher

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen unserer Personalvermittlungs- und Beratungstätigkeit können wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Stamm- und Kontaktdaten
• Angaben aus Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen
• Beruflicher Werdegang und bisherige Arbeitgeber
• Ausbildungs-, Qualifikations- und Zeugnisdaten
• Berufliche Kenntnisse, Erfahrungen sowie Sprach- und IT-Kenntnisse
• Gehaltsvorstellungen, Kündigungsfristen und Verfügbarkeit
• Angaben zu Mobilität und gewünschten Einsatzorten
• Gesprächs-, Bewertungs- und Vermittlungsnotizen
• Kommunikationsinhalte und Anhänge
• Sonstige für die konkrete Vermittlung relevante Angaben

3. Herkunft der Daten und Information nach Art. 14 DSGVO

Wir erhalten personenbezogene Daten entweder unmittelbar von Ihnen oder aus Bewerbungs- und Karriereportalen, beruflichen Netzwerken, Empfehlungen sowie öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen. Hierzu können insbesondere LinkedIn, XING, öffentlich zugängliche Unternehmensseiten, Jobbörsen oder berufliche Profilseiten gehören.

Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, informieren wir Sie nach Maßgabe von Art. 14 DSGVO grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats nach der Erhebung. Nehmen wir vorher Kontakt mit Ihnen auf, erhalten Sie die Informationen spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation. Sollen die Daten vorher einem anderen Empfänger offengelegt werden, erfolgt die Information spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder Vermittlungsanfrage
• Identifikation und Ansprache potenziell geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten
• Prüfung Ihrer beruflichen Qualifikation und Eignung
• Abgleich Ihres Profils mit offenen oder künftig zu besetzenden Positionen
• Kommunikation und Durchführung von Gesprächen
• Vorstellung bei potenziellen Arbeitgebern
• Koordination von Vorstellungsgesprächen
• Begleitung und Dokumentation des Auswahl- und Vermittlungsprozesses
• Pflege eines Kandidatenpools, sofern Sie eingewilligt haben

Wenn Sie sich selbst an uns wenden oder uns mit der Suche nach einer passenden Position beauftragen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen beziehungsweise des Vermittlungsverhältnisses.

Soweit wir potenziell geeignete Personen in beruflichen Netzwerken oder öffentlich zugänglichen Quellen identifizieren, beruflich ansprechen und ihre grundsätzliche Eignung für ein konkretes oder vergleichbares Mandat prüfen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der professionellen Durchführung unserer Personalvermittlungs- und Personalberatungstätigkeit. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Soweit wir Ihre Einwilligung einholen, insbesondere für die Aufnahme in den Kandidatenpool oder für bestimmte Verarbeitungen besonderer Kategorien personenbezogener Daten, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beziehungsweise Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Bitte übermitteln Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Ihres beruflichen Profils grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, beispielsweise Angaben zur Gesundheit, ethnischen Herkunft, Religionszugehörigkeit, politischen Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder biometrische Daten, sofern diese für die konkrete Bewerbung oder Vermittlung nicht erforderlich sind.

Sollten uns solche Daten dennoch übermittelt werden, verarbeiten wir sie nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht. Eine Weitergabe an potenzielle Arbeitgeber erfolgt nur, soweit dies für den konkreten Vermittlungsprozess erforderlich und rechtlich zulässig ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Für den allgemeinen Kandidatenpool werden solche Angaben grundsätzlich nicht benötigt.

6. Vorstellung bei potenziellen Arbeitgebern

Eine namentliche oder anderweitig identifizierende Vorstellung bei einem konkreten potenziellen Arbeitgeber erfolgt grundsätzlich erst, nachdem wir Sie über das betreffende Unternehmen und die Position informiert haben und Sie uns mit der Vorstellung beauftragt oder dieser ausdrücklich zugestimmt haben.

Im Rahmen einer Vorstellung können insbesondere folgende Informationen übermittelt werden:

• Lebenslauf und beruflicher Werdegang
• Qualifikationen, Kenntnisse und berufliche Erfahrungen
• Zeugnisse und sonstige Nachweise
• Kontaktdaten
• Gehaltsvorstellungen
• Verfügbarkeit und Kündigungsfrist
• Unsere fachliche Einschätzung, soweit eine solche erstellt wurde

Soweit die Übermittlung auf Ihren Wunsch im Rahmen des Vermittlungsverhältnisses erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Soweit wir hierfür eine gesonderte Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Beauftragung beziehungsweise Einwilligung wird dokumentiert.

Das jeweilige suchende Unternehmen verarbeitet die übermittelten Daten als eigenständig Verantwortlicher für sein Auswahl- und Einstellungsverfahren.

6.1 Nicht unmittelbar identifizierende Kurzprofile

Vor einer namentlichen Vorstellung können wir einem potenziellen Arbeitgeber ein nicht unmittelbar identifizierendes Kurzprofil zur Verfügung stellen. Dabei werden Name, konkrete Kontaktdaten und andere unmittelbar identifizierende Merkmale entfernt oder verallgemeinert. Soweit eine Identifizierung aufgrund der verbleibenden Angaben dennoch möglich wäre, behandeln wir das Kurzprofil als personenbezogenes beziehungsweise pseudonymisiertes Profil.

7. Kommunikation über Microsoft 365 und WhatsApp Business

7.1 Microsoft 365 und Outlook

Für E-Mail-Kommunikation, Terminverwaltung und die Bearbeitung von Bewerbungs- und Vermittlungsprozessen nutzen wir Microsoft 365, insbesondere Outlook und den Microsoft-Kalender, der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kommunikationsinhalte, Bewerbungsunterlagen, Anhänge, Kalender- und Termindaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind je nach Zusammenhang Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f oder lit. a DSGVO. Soweit Microsoft Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.

7.2 WhatsApp Business

Wenn Sie selbst über WhatsApp Business mit uns Kontakt aufnehmen, diesen Kommunikationsweg wünschen oder ihm zustimmen, verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Profilinformationen, Kommunikationsinhalte, Anhänge und Zeitpunkte der Kommunikation. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation dem Vermittlungsprozess dient, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder – soweit erforderlich – Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bitte übermitteln Sie über WhatsApp möglichst keine sensiblen personenbezogenen Daten oder vollständigen Bewerbungsunterlagen. Für umfangreiche oder sensible Unterlagen empfehlen wir die Übermittlung per E-Mail.

8. Weitere Empfänger und Auftragsverarbeiter

Neben potenziellen Arbeitgebern können personenbezogene Daten durch von uns eingesetzte Hosting-, E-Mail-, Telekommunikations-, IT-, Cloud- und CRM-Dienstleister sowie berufliche Berater verarbeitet werden. Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen erhalten Daten nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung oder sonstige Rechtsgrundlage besteht. Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Soweit personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneten Garantien wie Standardvertragsklauseln.

9. Speicherdauer und Löschung

9.1 Konkreter Bewerbungs- oder Vermittlungsprozess

Ihre personenbezogenen Daten werden zunächst für die Dauer des konkreten Bewerbungs- oder Vermittlungsprozesses gespeichert. Kommt keine Vermittlung zustande oder wird der Vorgang beendet, werden die hierfür verarbeiteten Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Vorgangs gelöscht. Als Abschluss gilt insbesondere die endgültige Absage, die Besetzung der Position, Ihr Rückzug aus dem Verfahren oder die sonstige Beendigung des Vermittlungsvorgangs.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ein Rechtsstreit anhängig oder konkret absehbar ist, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden oder Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

9.2 Bewerber- und Kandidatenpool

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung können wir Ihre Bewerbungsunterlagen und beruflichen Angaben in unseren Bewerber- und Kandidatenpool aufnehmen, um Sie bei künftig passenden Positionen erneut zu kontaktieren. Die Aufnahme ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf einen laufenden Vermittlungsprozess.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nach dem Widerruf werden die Daten aus dem Kandidatenpool gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen vorrangigen Rechtsgründe entgegenstehen. Ohne erneute Einwilligung werden die Daten spätestens zwei Jahre nach Erteilung der Einwilligung gelöscht.

9.3 Widerspruch und Sperrliste

Wenn Sie einer weiteren Ansprache oder Verarbeitung widersprechen, löschen wir Ihre Daten grundsätzlich oder sperren sie für weitere Ansprachen. Soweit erforderlich, können minimale Kontaktdaten in einer Sperrliste gespeichert werden, um Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c beziehungsweise lit. f DSGVO.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Technische Such-, Filter- oder Zuordnungsfunktionen können uns dabei unterstützen, grundsätzlich passende Profile zu finden. Die abschließende fachliche Bewertung und Entscheidung erfolgt durch eine natürliche Person.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden.

11.1 Widerspruchsrecht

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Werden personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie der Verarbeitung jederzeit widersprechen.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für DA Recruiting ist zuständig:

13. Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise

Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, unsere Verarbeitungsvorgänge oder die von uns eingesetzten technischen Dienste ändern. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: Juli 2026 | DA Recruiting | Deniz Atici

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